Wanneer moet ik bezittingen afschrijven?

De richtlijnen voor financiële verantwoording in het onderwijs beschrijven hoe u de aanschaf van de wat grotere, duurzame bezittingen (materiele vaste activa) moet laten verwerken.

Wanneer u bijvoorbeeld een computer of schoolbord koopt, dan zal uw administratiekantoor aanraden om deze hulpmiddelen ‘ als duurzame bezitting op de balans te zetten’. In vakjargon spreekt men dan van het activeren van een aanschaffing’. De aanschafkosten brengt u dan niet in één keer ten laste van de exploitatie of ten laste van een ooit hiervoor gevormde reserve of voorziening. De computer wordt onder het kopje ‘inventaris en apparatuur’ op de balans geplaatst waarna de jaarlijkse waardedalingen van die computer in meerdere jaren ten laste van exploitatie worden gebracht. Als de computer ongeveer 4 jaar meegaat, dan voert u vier jaar lang een vierde van de aanschafprijs op als afschrijvingskosten en brengt u deze ten laste van de exploitatie.

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat u iedere nietmachine op uw balans gaat zetten. Kleinere aanschaffingen neemt u onmiddellijk voor het gehele bedrag als lasten op in uw exploitatierekening. Alleen grotere aanschaffingen zet u op de balans om er vervolgens op af te schrijven. Spreek met uw accountant een werkbare ondergrens af zodat u bijvoorbeeld alleen bezittingen met een aanschafprijs van meer dan 500,- op de balans zet.

De richtlijnen schrijven niet voor hoe snel u bepaalde bezittingen moet afschrijven. Kom daarom in overleg met uw accountant tot realistische afschrijvingstermijnen. Schrijf in ieder geval niet te traag af. U loopt dan het risico dat de bezitting minder lang mee gaat dan het trage afschrijvingstempo suggereert. U hebt in feite jarenlang de zaak wat te rooskleurig voorgesteld en stuit vervolgens op een onverwachte tegenvaller. Het omgekeerde kan natuurlijk ook voorkomen. U schrijft de bezitting snel af en zet door die hoge afschrijvingslasten de exploitatie onnodig onder druk.