Waarvoor mag ik voorzieningen aanleggen?

Net als afschrijvingen zijn voorzieningen in de meeste gevallen bedoeld om tot een meer realistische spreiding van kosten in de tijd te komen. Bij voorzieningen mag het sinds de invoering van de EFJ-richtlijnen echter nooit gaan om investeringen in duurzame bezittingen.

Schoolorganisaties vormen voorzieningen voor in de nabije toekomst te verwachten lasten. Gedurende enkele jaren ‘spaart’ een school een voorziening bij elkaar door in die jaren telkens een bepaald bedrag (dotatie) aan die voorziening toe te voegen. Na een aantal jaren heeft men dan genoeg om de verplichtingen of verliezen op te vangen. De jaarlijkse toevoeging aan een voorziening voert men in die jaren telkens als lasten op in de exploitatierekening. De omvang van een voorziening wordt overigens keurig bijgehouden op de balans. De omvang stijgt door dotaties en neemt af op de momenten dat er daadwerkelijk bepaalde verplichtingen of verliezen moeten worden betaald.

De OCW-Richtlijn Jaarverslaggeving geeft aan voor welke verplichtingen of verliezen schoolorganisaties voorzieningen mogen vormen:
1. Voor verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar redelijkerwijs is in te schatten;
2. Voor op de balansdatum aanwezige risico’s waarvan de financiële omvang redelijkerwijs is in te schatten;
3. Voor lasten die in een volgend verslagjaar zullen worden gemaakt, als de oorsprong van die lasten in het huidige of een voorgaand verslagjaar ligt, en de voorziening er toe dient de lasten gelijkmatig te verdelen over een aantal verslagjaren.

Een voorziening voor de kosten van groot onderhoud is een bekend voorbeeld en een dergelijke voorziening past prima bij wat onder 3 wordt gezegd. Ieder jaar ontstaat er een slijtage aan het schilderwerk, maar het wat grotere schilderwerk wordt slechts eens in de zoveel tijd daadwerkelijk uitgevoerd. Het werken met een voorziening zorgt ervoor dat die hoge lasten gelijkmatig worden verdeeld over meerdere jaren.
Welke voorzieningen prima passen bij wat onder 1 en 2 wordt gezegd bepaalt u in overleg met uw accountant.